Haal het beste uit outlook met deze 5 tips!

Combine-ICT - outlook tips

Veel mensen zijn al lang blij als ze in Outlook enigszins hun mail goed bijhouden. Logisch aan de ene kant, maar jammer aan de andere kant. Outlook biedt namelijk enorm veel extra’s om je werk een stuk slimmer en efficiënter te verrichten. De vijf beste tips hebben we voor je op een rij gezet.

1. Deel je agenda

Werkmail gaat vrijwel standaard over dezelfde onderwerpen. Het maken van afspraken, intern en extern, staat daarbij zonder meer in de top drie. Daarbij volg je het standaard protocol van wikken en wegen welke tijd nou toch echt het beste is voor beide partijen. Allemaal onnodige verspilling van tijd. Door simpelweg je agenda te delen biedt je de ander direct alle keus om de voor hem of haar beste optie te kiezen. Het kan heel makkelijk via Start > agenda > agenda delen. De uitgenodigde ontvangt dan een email met verdere instructies.

2. Gebruik stemknoppen

Hoeveel e-mails krijg jij per dag waarop je alleen maar met ‘ja’ of ‘nee’ hoeft te antwoorden? Door stemknoppen te gebruiken biedt je de ontvanger de gelegenheid om direct met een druk op de knop te reageren? De kans is groot dat je sneller een reactie ontvangt en het is ook gebruiksvriendelijker richting de ander. Je kunt stemknoppen toevoegen via opties > stemknoppen > aangepast.

3. Aflevering op tijd

In sommige gevallen wil je een e-mail pas op een bepaalde tijd verzenden. Bijvoorbeeld bij een persbericht met een embargo. Of omdat je ‘s avonds laat nog aan het werk bent en je mails liever onder kantoortijd verstuurt. Wat de reden ook is, je regelt het via opties > meer opties > bezorging uitstellen.

4. Zet een deadline op je e-mail

Zeker nu de vakantietijd weer begint, zul je merken dat er steeds meer e-mails en uitnodigingen onbeantwoord blijven. Of dat je hooguit een standaardmelding terugkrijgt. Om vervuiling van de e-mailboxen te voorkomen kun je als bedrijf met elkaar afspreken dat je een deadline aan je mails hangt. Daardoor verdwijnen uitnodigingen als ze niet meer relevant zijn uit de mailbox en stuit je collega na de vakantie niet op een onnodig uitpuilende mailbox. Als je een nieuwe mail opstelt, vind je het via Opties > Meer opties > Verloopt na.

5. Vakantiemeldingen die kloppen

Nog een vakantietip: Veel mensen zijn al lang blij als ze überhaupt een vakantiemelding kunnen creëren, maar je kunt ze zowel voor intern als extern aanmaken. Zo kun je aan collega’s meer gedetailleerde informatie bieden, terwijl je extern doorverwijst naar een collega. Je vindt de optie via: Bestand > automatische antwoorden > binnen mijn organisatie of > buiten mijn organisatie. Kun jij wel wat hulp gebruiken bij het efficiënter gebruiken van Outlook, Microsoft Office 365, of andere veelgebruikte software? Combine-ICT weet er alles van. Neem contact met ons op voor meer informatie.

« Terug naar overzicht